Missions du poste- Gestion du secrétariat :
- Répondre aux appels téléphoniques et sélectionner les appels à transmettre à la hiérarchie ;
- Passer des communications téléphoniques ;
- Accueillir les visiteurs ;
- Classer les dossiers administratifs ;
- Assister le personnel de la direction
- Gestion du courrier et de l’information :
- Etablir et assurer le suivi des demandes d’ordres de mission ;
- Saisir les courriers et correspondances ;
- Traiter et assurer la mise en forme des documents ;
- Recevoir, enregistrer et dispatcher le courrier (arrivé/départ) ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décision, notes…) ;
- Conserver et classer le courrier (arrivé/départ) ;
- Assurer l’archivage et la conservation des documents de la Direction.
- Gestion de l’approvisionnement :
- Faire l’inventaire des fournitures de la Direction (papier, stylos…) ;
- Remplir les Bons de commandes selon le besoin de la Direction et les transmettre au magasin ;
- Recevoir les commandes et dispatcher les fournitures.
Exigences du poste
- Niveau terminal et/ou Bac +2 minimum,
- Formation en secrétariat et bureautique ;
- 1 à 2 ans dans un poste similaire.
- Connaître les procédures administratives ;
- Connaître les techniques d’expression orale et téléphonique ;
- Posséder de bonnes capacités rédactionnelles ;
- Connaître les techniques de planification et d’organisation du travail.
- Gérer les priorités ;
- Accueillir les visiteurs de la direction ;
- Organiser et planifier les rendez-vous ;
- Saisir, traiter et transmettre les documents & courriers ;
- Préparer les réunions ;
- Maîtriser les méthodes de classement et d’archivage ;
- Maîtriser les outils du standard pour filtrer les appels ;
- Maîtriser l’outil informatique, notamment le pack office ;
- Maîtriser les langues (Arabe - Français – Anglais).
- Présentable ;
- Rigueur et sens de l’engagement ;
- Sens de l’organisation et de la communication ;
- Aisance relationnelle et goût du contact ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Esprit d’équipe ;
- Ecoute et esprit d’analyse ;
- Esprit d’initiative ;
- Disponibilité.
