Assistant(e) secrétaire administratif

Un(e) assistant(e) secrétaire administrative est un professionnel polyvalent chargé de diverses tâches administratives essentielles pour assurer le bon fonctionnement d'une organisation. Voici une description plus détaillée des compétences et des responsabilités d'une assistante secrétaire administrative qui maîtrise l'arabe, le français et l'anglais, ainsi que les outils informatiques et la gestion des emails et de la messagerie.

Compétences requises :

1. Maîtrise des langues :

   • Arabe : Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit en arabe, ce qui est essentiel pour les communications avec les clients ou partenaires arabophones.

   • Français : Maîtrise du français, à la fois formel et professionnel, pour rédiger des correspondances, organiser des réunions et interagir avec des interlocuteurs francophones.

   • Anglais : Bon niveau d'anglais pour répondre aux emails, rédiger des rapports ou communiquer avec des partenaires internationaux.

2. Maîtrise des outils informatiques :

   • Logiciels bureautiques : Connaissance des outils comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), ainsi que des logiciels de gestion de documents et de présentation.

   • Gestion des bases de données : Savoir gérer et maintenir des bases de données, des contacts ou des informations sensibles en toute sécurité.

   • Outils de gestion de projet : Compétence dans l’utilisation d’outils tels que Trello, Asana, ou Monday.com pour organiser et suivre les tâches administratives.

   • Réseaux sociaux et plateformes de communication : Gestion des communications sur des plateformes comme Slack, Teams, ou des réseaux sociaux professionnels.

3. Gestion des emails et messagerie :

   • Tri et organisation des emails : Capacité à organiser, classer et prioriser les emails entrants pour garantir une gestion efficace des communications.

   • Réponse aux demandes : Traitement des demandes courantes par email, prise de rendez-vous, réponse à des questions administratives.

   • Rédaction de correspondances professionnelles : Rédaction d'emails et de lettres formelles en arabe, français et anglais, selon les besoins.

   • Gestion de la messagerie instantanée : Utilisation de logiciels de messagerie professionnelle pour coordonner rapidement avec les membres de l'équipe ou les partenaires.

4. Compétences organisationnelles et administratives :

   • Gestion des agendas : Organisation des rendez-vous, des réunions, et gestion des déplacements professionnels.

   • Prise de notes et comptes rendus : Capacité à prendre des notes lors des réunions et à rédiger des comptes rendus clairs et précis.

   • Gestion de documents : Classement et archivage des documents administratifs, préparation de rapports ou de présentations.

5. Service à la clientèle :

   • Accueil des visiteurs : Capacité à recevoir et orienter les visiteurs, en fournissant une assistance administrative si nécessaire.

   • Traitement des demandes internes et externes : Répondre aux questions des employés et des clients tout en maintenant un niveau de service professionnel et courtois.

Tâches principales :

• Gérer les correspondances par email et téléphone.

• Organiser des réunions et des événements administratifs.

• Assurer le suivi des dossiers administratifs.

• Préparer des documents et des rapports en plusieurs langues.

• Assurer la communication interne et externe en fonction des priorités.