ASSISTANTE CHARGEE DU SECRATARIAT DE LA DIRECTION GENERALE

Importante entreprise publique spécialisée dans la construction et travaux publics recrute 

Missions et attributions :

Sous l’autorité de son supérieur hiérarchique, l’assistante de direction est chargée d’assurer en plus des tâches de secrétariat de la direction, la gestion et le suivi des dossiers particuliers qui lui sont confiés et l'organisation du temps de travail de son Directeur,

Les tâches:

• Assurer la réception et le départ du courrier de la Direction et  son

 enregistrement,

• Répartir le  courrier en fonction de l'objet et des attributions de chacune des structures    de la Direction,
• Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnels.
• Traiter les contacts du directeur ; gérer le planning de ses rendez vous et de ses   déplacements.
• Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.
• Préparer les réunions de la direction et en assurer la logistique
• Concevoir et mettre en forme des supports de réunions.
• Constituer et gérer un fonds documentaire administratif.
• Rédiger des courriers, documents administratifs et notes dictés par son directeur,
• Répondre aux appels  téléphoniques et noter les messages.
• Gérer  les archives de la structure
• Peut être  appelée à effectuer d’autres tâches au sein de la structure et éventuellement  remplacer provisoirement un élément de la structure.

A ce titre, l'Assistante a la responsabilité de:

• La préservation et le classement du courrier,
• La transmission du courrier aux différentes structures,
• La préparation des réunions initiées par la direction,
• La bonne tenue de l'agenda du directeur,

Exigences requises :

• Savoir :

Licence  +  03 ans d'expérience

• Savoir faire:

Bonne maîtrise de l'outil informatique,

Bonne connaissance de l'activité de la direction,

Maîtrise des techniques de classement des documents,

-      Savoir être:

·    Bonne présentation et sens de l'organisation

·    Bonne capacité de  communication